Kad predam revizorski izveštaj, unapred znam koju stranu će klijent otvoriti prvu. Mišljenje. I znam koju najčešće neće otvoriti nikad — pismo rukovodstvu.

A to je deo posla koji mi je uvek pomalo težak. Ne zato što neko nešto radi pogrešno, nego zato što se najkorisniji deo onoga što revizor napiše retko pročita do kraja. U ovom tekstu objašnjavam šta je zapravo pismo rukovodstvu, zašto ga skoro niko ne čita i — što je najvažnije — šta da uradite s njim kad vam stigne.

Šta je zapravo pismo rukovodstvu

Revizorski izveštaj ima dva sloja. Prvi je mišljenje — ocena da li finansijski izveštaji istinito i objektivno prikazuju stanje. To je deo zbog kog svi i traže revizora, i najčešće jedini koji vlasnik pogleda.

Drugi sloj je pismo rukovodstvu. Tu ne stoji ocena — tu stoji šta je revizor usput video dok prolazi kroz vašu dokumentaciju i evidencije. Gde kontrola ne radi. Gde se dokument izgubi. Gde jedna osoba i odobrava, i evidentira, i plaća, pa niko ne primećuje kad nešto krene naopako.

Ovo nije moja improvizacija. Komuniciranje uočenih nedostataka u internoj kontroli uređeno je revizijskim standardom MSR 265 (Komuniciranje nedostataka u internoj kontroli licima ovlašćenim za upravljanje i rukovodstvu), a širi razgovor sa upravom standardom MSR 260. Pismo rukovodstvu je, dakle, formalni deo revizije — samo se tretira kao dodatak, a ne kao ono što jeste: mapa mesta na kojima vas vaš sistem, tiho i bez zle namere, izlaže riziku.

Zašto ga (skoro) niko ne čita

Iz jednostavnog razloga: mišljenje je ono što traži zakon i banka, pa se energija troši na njega. Pismo rukovodstvu deluje kao „primedbe” — nešto neprijatno, što se preleti i odloži. A upravo je obrnuto. Mišljenje govori o prošlosti. Pismo govori o tome šta da promenite da sledeća godina bude mirnija.

Pismo rukovodstvu je najkorisniji, a najmanje čitani deo revizije.

Kako da ga pročitate — sloj po sloj

Ne čita se od početka do kraja kao pismo. Čita se tako što tražite tri stvari:

• Značajni nedostaci . To su slabosti koje po proceni revizora zaslužuju pažnju uprave. Njih čitate prve — tu je najveći rizik.
• Ostali nedostaci i preporuke. Manje hitno, ali korisno. Često su to sitnice u procesu koje se lako reše dok su sveže.
• Ponovljene stavke. Ako je nešto stajalo i u prošlogodišnjem pismu, to više nije nalaz — to je navika. I to je zaseban problem.

Šta da uradite sa njim — pet koraka

Evo šta radim sa svojim klijentima kad predam izveštaj, i šta preporučujem svakom vlasniku.

1. Razdvojite mišljenje od nalaza

Mišljenje vam kaže kako je bilo. Nalazi vam kažu šta da promenite. Za odluke vam trebaju nalazi — pa ih izdvojite na posebnu stranu, odvojeno od ocene.

2. Napravite listu slabosti kontrola

Ne da biste se branili — nego da biste znali gde da stavite bravu pre nego što neko primeti da su vrata otvorena. Lista pretvara „primedbe” u pregled rizika koji možete da rangirate.

3. Dodelite rok i ime svakom nalazu

Nalaz bez odgovornog čoveka i datuma je samo rečenica. Nalaz sa imenom i rokom je odluka. Ovo je najvažniji korak, i najčešće preskočen.

4. Uporedite sa prošlom godinom

Ako se ista slabost ponavlja, problem nije u knjigama — nego u tome što niko nije reagovao na prethodno pismo. Ponavljanje je signal da proces, a ne knjiženje, treba da se menja.

5. Pripremite se za sledeću sezonu

Najjeftiniji trenutak da ispravite grešku je odmah — dok je izveštaj svež, a ne u martu sledeće godine kad revizor ponovo pokuca. Ispravke urađene na vreme skraćuju i pojeftinjuju narednu reviziju.

Zanimljiv detalj

U praksi, ista slabost se ponovi i sledeće godine kod istog klijenta u iznenađujuće velikom broju slučajeva. Ne zato što ljudi ne mare — nego zato što niko nikad nije seo i pretvorio nalaz u zadatak. Pismo ostane u fioci, a fioka nema rokove.

Zaključak

Revizija koja se završi predajom izveštaja odradila je zakonsku obavezu. Revizija koja se završi promenom u vašem poslovanju — odradila je svrhu.

Izveštaj koji stoji u fioci nikoga nije zaštitio.